Una carpeta vigilada (watched folder) o caliente (hot folder) es un directorio en una unidad de almacenamiento sobre la que un programa ejerce una vigilancia constante (por ejemplo, cada 20 segundos). Cuando el prgrama detecta que dentro de la carpeta aparece contenido nuevo, revisa una lista de condiciones, cada una de ellas ligada a una o varias acciones. Se se cumple alguna de las condiciones, el programa ejecuta las acciones relacionadas.
Por ejemplo, un programa puede tener asignada como carpeta caliente un directorio llamado "correo_saliente". Si aparece en su interior algún archivo, lo examina. Si es un documento PDF, abre un programa de correo, adjunta el PDF a una plantilla que rellena con el título del PDF y se lo envía al cliente identificado en su base de datos como tal. A continuación, lo mueve a una segunda carpeta llamada "trabajos a espera de respuesta".
Muchos programas trabajan con estas carpetas vigiladas. Algunos son simples utilidades capaces de realizar muy pocas acciones y otros son herramientas de potencia industrial capaces de controlar grandes cantidades de procesos y contenidos.
Una carpeta puede estar vigilada por más de un programa y, sobre todo, puede estar sometida a más de una rutina por parte de un mismo programa.
La potencia de los programas que manejan carpetas calientes es muy variable . Es mayor cuantas más cosas de esta lista puedan hacer:
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Ejecutar directamente acciones sobre el contenido (moverlo, duplicarlo, etc.).
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Poder iniciar, detener y controlar la ejecución de otros programas pasándoles parámetros e instrucciones.
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Aceptar el diseño de acciones condicionales, incluyendo condiciones programables que dependan de datos externos.
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Manejar gran cantidad de carpetas encadenadas.
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Ser ampliable (de forma modular o no).
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Seguir algún estándar conocido y sólido.
PitStop Pro (el plugin de Acrobat) no puede manejar carpetas calientes. PitStop Server sí y Switch es, con diferencia la solución que más capacidades tiene.
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